Cloud und KI in der Kanzlei – worauf es beim Berufsgeheimnis ankommt

Kanzleien, Steuerbüros und andere Berufsgeheimnisträger arbeiten mit besonders vertraulichen Informationen. Gleichzeitig wollen sie – wie alle anderen auch – moderne Werkzeuge nutzen: Cloud-Speicher, Videocalls, KI-Assistenten. Das passt gut zusammen, wenn man ein paar Dinge beachtet. Hier ein ruhiger Überblick.

Warum Kanzleien ein besonderer Fall sind

Anwält:innen, Steuerberater:innen, Ärzt:innen und weitere Berufsgruppen unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Sie ist unter anderem in § 203 StGB geregelt. Für die Einbindung von Dienstleistern – zum Beispiel einen IT-Dienstleister oder einen Cloud-Anbieter – gibt es eigene Vorschriften:

• § 43e BRAO für Rechtsanwält:innen
• § 62a StBerG für Steuerberater:innen

Vereinfacht gesagt: Dienstleister dürfen eingebunden werden, wenn sie sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Die genauen Anforderungen findest du im Gesetzestext und in den Hinweisen deiner Kammer.

Was das für Cloud-Dienste heißt

Bei jedem Cloud-Dienst lohnt sich ein Blick auf diese Fragen:

Viele große Anbieter bieten spezielle Vereinbarungen für Berufsgeheimnisträger an. Ob sie für deinen Einsatz passen, klärst du am besten mit deiner Kammer oder einer Rechtsberatung.

Und KI-Assistenten?

KI kann in der Kanzlei richtig nützlich sein – zum Beispiel für Entwürfe, Zusammenfassungen oder Recherche. Bei Mandatsdaten ist aber besondere Sorgfalt gefragt. Ein paar einfache Grundregeln:

1. Klare Regeln im Team: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug?
2. Anonymisieren: Namen und Aktenzeichen weglassen, wo es geht.
3. Ergebnisse prüfen: KI kann sich irren – gerade bei juristischen Details.
4. Lokale KI erwägen: Ein Assistent auf eigener Hardware hält die Daten im Haus.

Wie Open Source in der Kanzlei helfen kann

Ein schöner Weg, die Kontrolle zu behalten, ist Open-Source-Software auf einem Server, den du kennst – in der Kanzlei oder in einem deutschen Rechenzentrum:

• Nextcloud für Akten, Dokumente und Freigaben an Mandant:innen (mit Passwort und Ablaufdatum)
• Collabora oder ONLYOFFICE für die Bearbeitung von Schriftsätzen im Browser
• Element für vertrauliche interne Kommunikation
• Vaultwarden für alle Passwörter der Kanzlei
• Lokale KI mit Ollama oder dem Nextcloud Assistant

Kanzleisoftware wie DATEV oder RA-MICRO bleibt dabei natürlich, wie sie ist. Open Source kümmert sich um alles drumherum.

Kurz erklärt: ein paar Begriffe

• Berufsgeheimnisträger: Personen, die beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, etwa Anwält:innen, Steuerberater:innen oder Ärzt:innen.
• Mitwirkende Person: Wer beim Berufsgeheimnisträger mitarbeitet oder als Dienstleister eingebunden ist und dabei mit vertraulichen Informationen in Berührung kommen kann.
• Verschwiegenheitsvereinbarung: Eine Vereinbarung, mit der sich ein Dienstleister ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nur Absender:in und Empfänger:in können Inhalte lesen.

Ein Beispiel aus einer kleinen Kanzlei

Eine Kanzlei mit drei Anwält:innen und zwei Mitarbeitenden möchte Dokumente sicherer mit Mandant:innen austauschen. Bisher gingen viele Unterlagen per E-Mail hin und her. Die Kanzlei entscheidet sich für eine Nextcloud in einem deutschen Rechenzentrum:

1. Für jedes Mandat gibt es einen eigenen Ordner mit klaren Rechten.
2. Mandant:innen bekommen Freigabelinks mit Passwort und Ablaufdatum.
3. Für Uploads gibt es einen „Briefkasten"-Link, über den Mandant:innen Dateien schicken können.
4. Mit dem Dienstleister werden AV-Vertrag und Verschwiegenheitsvereinbarung abgeschlossen.
5. Die Kanzleisoftware bleibt, wie sie ist.

Das Ergebnis: weniger Anhänge in E-Mails, ein klarer Überblick und ein gutes Gefühl bei vertraulichen Unterlagen.

Hinweis

Ich bin IT-Dienstleister und externer Informationssicherheitsbeauftragter, aber kein Anwalt. Für die berufsrechtliche Bewertung sprich bitte mit deiner Kammer oder einer Rechtsberatung. Bei der technischen Umsetzung helfe ich dir gern – mehr unter Beratung.

Fazit

Cloud und KI lassen sich auch in der Kanzlei gut nutzen – mit klaren Verträgen, ein paar einfachen Regeln und Werkzeugen, bei denen du weißt, wo deine Daten liegen. Open Source ist dafür eine verlässliche und angenehme Grundlage.

Wenn du das auch ausprobieren magst, helf ich dir gern dabei – schreib mir einfach.