Microsoft 365 oder Open Source? So rechnest du die Kosten durch
Microsoft 365 oder Open Source? So rechnest du die Kosten durch
Viele kleine Betriebe zahlen jeden Monat für ihre Büro-Software, ohne genau zu wissen, was am Ende zusammenkommt. Das ist ganz normal: Lizenzen laufen nebenher, Zusatzpakete kommen dazu, und irgendwann ist es einfach „halt so". Ein ruhiger Blick auf die Zahlen lohnt sich trotzdem. Oft zeigt sich nämlich, dass Open Source eine richtig gute und günstige Alternative ist.
Was in deine Rechnung gehört
Bei Microsoft 365 und ähnlichen Abo-Modellen zahlst du pro Person und Monat. Dazu kommen oft Posten, an die man nicht sofort denkt:
- Lizenzen pro Person – je nach Paket unterschiedlich teuer
- Zusatzspeicher für große Datenmengen
- Zusatzfunktionen wie Telefonie oder erweiterte Sicherheit
- Backup – das ist bei vielen Cloud-Abos nicht im vollen Umfang dabei
- Preisanpassungen über die Jahre
Schau am besten in deine letzten zwölf Rechnungen. Dann hast du eine echte Zahl statt einer Schätzung.
Was Open Source kostet
Open-Source-Software wie Nextcloud (Dateien, Kalender, Kontakte), Element (Chat und Videocalls), ONLYOFFICE oder Collabora (Office-Dokumente) und Vaultwarden (Passwörter) kostet keine Lizenzgebühren. Bezahlen musst du trotzdem etwas, nämlich:
- Hosting – also einen Server in einem Rechenzentrum oder ein kleines Gerät bei dir im Büro
- Einrichtung – einmalig, je nachdem wie viele Daten umziehen
- Betreuung – Updates, Backups, Hilfe bei Fragen
Der große Unterschied: Diese Kosten hängen meist nicht davon ab, wie viele Leute die Software nutzen. Ob fünf oder fünfzehn Personen im Team sind, macht beim Server oft nur einen kleinen Unterschied.
Eine faire Gegenüberstellung
| Posten | Abo-Modell (z. B. Microsoft 365) | Open Source (selbst oder betreut) |
|---|---|---|
| Lizenzen | pro Person und Monat | keine |
| Hosting | im Abo enthalten | eigener Server, monatlich |
| Einrichtung | gering | einmalig |
| Betreuung | meist selbst | selbst oder als Service |
| Wechsel später | aufwendiger | Daten in offenen Formaten |
Ehrlich gesagt: Im ersten Jahr kann Open Source durch die Einrichtung genauso viel kosten wie das Abo. Ab dem zweiten Jahr fällt der einmalige Teil weg, und dann wird es oft deutlich günstiger.
Der Nutzen jenseits vom Preis
Geld ist nicht alles. Viele, die umsteigen, schätzen vor allem diese Punkte:
- Kontrolle über die eigenen Daten – du weißt, auf welchem Server sie liegen
- Unabhängigkeit – du bist nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden
- Offene Formate – deine Dateien lassen sich jederzeit mitnehmen
- Aktive Community – Tausende Entwickler:innen arbeiten an den Projekten
So gehst du vor
- Bestandsaufnahme: Welche Programme nutzt ihr wirklich jeden Tag?
- Kosten sammeln: Alle Rechnungen eines Jahres zusammenrechnen.
- Alternativen anschauen: Für jedes Programm eine Open-Source-Option suchen – eine Übersicht findest du unter Alternativen.
- Klein testen: Erst mit einem Bereich anfangen, zum Beispiel den Dateien.
- Entscheiden: Nach ein paar Wochen weißt du, ob es passt.
Typische Kosten, die man leicht übersieht
Neben den Lizenzen gibt es ein paar Posten, die in keiner Rechnung auftauchen, aber trotzdem Zeit oder Geld kosten:
- Verwaltung von Zugängen: Wer kommt neu dazu, wer geht? Jede Änderung braucht ein paar Klicks und manchmal eine neue Lizenz.
- Schulungen: Neue Funktionen kommen regelmäßig dazu, und das Team möchte wissen, wie sie funktionieren.
- Ungenutzte Lizenzen: In vielen Betrieben laufen Abos für Personen weiter, die das Programm kaum noch nutzen.
- Zusatzwerkzeuge: Backup, Archivierung oder ein Passwort-Manager werden oft separat bezahlt.
Bei Open Source gibt es diese Punkte natürlich auch zum Teil. Der Unterschied ist, dass du sie selbst planen kannst und nicht an ein Lizenzmodell gebunden bist.
Ein Rechenbeispiel zum Selbermachen
Nimm dir ein Blatt Papier oder eine Tabelle und trag ein:
| Zeile | Was du einträgst |
|---|---|
| A | Lizenzkosten pro Person und Monat × Anzahl Personen × 12 |
| B | Zusatzpakete und Speicher pro Jahr |
| C | Backup und weitere Werkzeuge pro Jahr |
| D | Summe A + B + C |
Dann holst du dir für die Open-Source-Variante ein Angebot für Hosting und Betreuung ein. Die einmalige Einrichtung teilst du am besten auf drei Jahre auf. So siehst du auf einen Blick, wann sich ein Umstieg rechnet – und ob er sich für dich überhaupt lohnt.
Für wen sich der Umstieg besonders lohnt
- Teams, die wachsen: Ohne Lizenz pro Person bleiben die Kosten stabiler.
- Betriebe mit vertraulichen Daten: Kanzleien und Praxen schätzen es, den Speicherort selbst zu bestimmen.
- Alle, die flexibel bleiben wollen: Offene Formate machen spätere Wechsel leicht.
Fazit
Ein Umstieg auf Open Source muss nicht teuer oder kompliziert sein. Mit einer ehrlichen Rechnung siehst du schnell, ob er sich für dich lohnt. Meine Pakete und Preise findest du unter Preise.
Wenn du das auch ausprobieren magst, helf ich dir gern dabei – schreib mir einfach.