KI-Assistenten im Büro – so behältst du den Überblick über deine Daten

KI-Assistenten wie Microsoft Copilot, ChatGPT oder Gemini sind in vielen Büros angekommen. Sie fassen E-Mails zusammen, formulieren Texte und helfen bei Tabellen. Das ist wirklich praktisch. Gleichzeitig lohnt sich ein kurzer Blick darauf, was mit deinen Eingaben passiert – und welche offenen Alternativen es gibt.

Was passiert mit deinen Eingaben?

Wenn du einem KI-Assistenten eine Frage stellst, wird dein Text – oft zusammen mit Inhalten aus geöffneten Dokumenten – an ein Rechenzentrum geschickt und dort von einem Sprachmodell verarbeitet. Dabei sind ein paar Fragen interessant:

• Wo steht das Rechenzentrum?
• Wer ist an der Verarbeitung beteiligt (zum Beispiel weitere Dienstleister)?
• Wie lange werden Eingaben gespeichert?
• Wofür dürfen sie verwendet werden?

Die großen Anbieter beantworten diese Fragen in ihren Datenschutz- und Vertragsunterlagen. Die Details können sich mit der Zeit ändern, deshalb ist es sinnvoll, dort ab und zu nachzuschauen.

Ein paar einfache Tipps

1. Einstellungen anschauen: In der Verwaltungsoberfläche gibt es oft Optionen zu Speicherorten, Verlauf und Datennutzung.
2. Änderungsmitteilungen lesen: Anbieter informieren über neue Funktionen und Unterauftragnehmer – kurz reinschauen hilft.
3. Klare Regeln im Team: Zum Beispiel: Keine Gesundheitsdaten, keine Mandantendaten, keine Passwörter in KI-Werkzeuge.
4. Anonymisieren: Wenn du Hilfe beim Formulieren brauchst, ersetze Namen einfach durch Platzhalter.

Kurz erklärt: ein paar Begriffe

• Sprachmodell (LLM): Die Software, die Texte versteht und erzeugt.
• Inferenz: Der Moment, in dem das Modell deine Anfrage verarbeitet und antwortet.
• Unterauftragnehmer: Weitere Firmen, die ein Anbieter für die Verarbeitung einsetzt.
• Lokale KI: Ein Modell, das auf deinem eigenen Computer oder Server läuft.

Die offene Alternative: KI auf dem eigenen Server

Offene Sprachmodelle sind in den letzten Jahren richtig gut geworden. Mit Open-Source-Werkzeugen kannst du einen KI-Assistenten betreiben, bei dem die Daten dein Haus gar nicht verlassen:

Lokale Modelle sind nicht in jeder Aufgabe so stark wie die größten Cloud-Modelle. Für viele Büroaufgaben – Zusammenfassen, Umformulieren, Entwürfe schreiben – reichen sie aber sehr gut aus. Und du weißt genau, wo deine Daten sind.

Bei mir ist dafür eine lokale KI in Vorbereitung. Wenn dich das interessiert, sag gern Bescheid.

Wofür KI im Büro richtig gut ist

Damit es nicht nur um Vorsicht geht – hier ein paar Aufgaben, bei denen KI-Assistenten wirklich Zeit sparen:

• Entwürfe: Ein erster Entwurf für eine E-Mail, einen Newsletter oder eine Stellenanzeige.
• Zusammenfassungen: Lange Texte oder Protokolle auf das Wichtigste kürzen.
• Umformulieren: Einen Text freundlicher, kürzer oder einfacher machen.
• Übersetzen: Schnelle Übersetzungen als Grundlage, die man dann prüft.
• Ideen sammeln: Brainstorming für Veranstaltungen, Social-Media-Beiträge oder Produktnamen.
• Tabellen und Formeln: Hilfe beim Aufbau einer Tabelle oder einer kniffligen Formel.

Bei all dem gilt: Die KI liefert einen Vorschlag, die Entscheidung triffst du.

Eine kleine Team-Regel zum Kopieren

Viele Teams kommen mit einer kurzen Vereinbarung gut zurecht, etwa so:

1. Wir nutzen diese KI-Werkzeuge: …
2. Erlaubt sind allgemeine Texte, Entwürfe und Recherchen.
3. Nicht erlaubt sind Gesundheitsdaten, Mandanten- und Personaldaten sowie Passwörter.
4. Ergebnisse werden vor dem Versenden immer gegengelesen.
5. Bei Unsicherheit fragen wir vorher nach.

Eine solche Seite ist schnell geschrieben und gibt allen Sicherheit.

Fazit

KI-Assistenten sind eine echte Hilfe im Alltag. Mit einem kurzen Blick auf die Einstellungen, ein paar klaren Regeln und – wo es passt – einer lokalen Open-Source-Lösung nutzt du sie mit gutem Gefühl. In meinen Workshops zeige ich dir auch gern, wie das praktisch aussieht.

Wenn du das auch ausprobieren magst, helf ich dir gern dabei – schreib mir einfach.