openDesk vorgestellt – ein offener Arbeitsplatz aus Open Source

openDesk ist ein schönes Beispiel dafür, wie gut Open Source heute zusammenspielt. Die Suite verbindet mehrere bewährte Programme zu einem gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz – mit Dateien, E-Mail, Chat, Videocalls und Projektplanung. Entwickelt wurde sie für die öffentliche Verwaltung, doch die Idee dahinter ist für alle spannend.

Was steckt in openDesk?

openDesk ist keine komplett neue Software, sondern eine sorgfältig abgestimmte Zusammenstellung bekannter Open-Source-Projekte:

Dahinter steht das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS). Es kümmert sich darum, dass die Bausteine gut zusammenpassen, sicher konfiguriert sind und regelmäßig aktualisiert werden.

Warum das eine gute Nachricht ist

• Bewährte Programme: Jeder Baustein hat eine große Community und viele Jahre Entwicklung hinter sich.
• Einheitliche Oberfläche: Statt vieler einzelner Programme gibt es einen gemeinsamen Einstieg.
• Offener Code: Der Quellcode ist öffentlich, und jede:r kann sich ansehen, wie alles funktioniert.
• Vorbildwirkung: Wenn große Organisationen auf so einen Arbeitsplatz setzen, wächst das Vertrauen in Open Source insgesamt.

Und was hat ein kleiner Betrieb davon?

Auch wenn openDesk für Behörden gedacht ist: Die einzelnen Bausteine stehen allen offen. Für ein kleines Büro, eine Kanzlei oder eine Praxis reicht oft schon eine schlanke Kombination:

• Nextcloud für Dateien, Kalender und Kontakte
• Collabora oder ONLYOFFICE für Office-Dokumente
• Element für Chat und Videocalls
• Vaultwarden für Passwörter

So bekommst du die gleichen Vorteile – nur passend zur Größe deines Teams. Weitere Ideen findest du unter Alternativen.

Ehrlich betrachtet

Ein offener Arbeitsplatz fühlt sich an manchen Stellen anders an als gewohnte Programme. Es gibt kleine Unterschiede in der Bedienung, und nicht jede Spezialfunktion hat sofort ein Gegenstück. Für die allermeisten Alltagsaufgaben – Dateien teilen, Dokumente bearbeiten, chatten, Termine planen – klappt es aber richtig gut.

So kannst du anfangen

1. Überlegen, welche Funktionen ihr im Alltag braucht
2. Mit einer kleinen Testgruppe starten
3. Ein paar Wochen parallel arbeiten
4. Gemeinsam entscheiden, wie es weitergeht

Wenn du dir das in Ruhe zeigen lassen möchtest, schau bei meinen Workshops vorbei.

Die Bausteine kurz vorgestellt

• Nextcloud: Dateien, Freigaben und Zusammenarbeit – das Herzstück vieler offener Arbeitsplätze.
• Collabora Online: Bringt LibreOffice in den Browser, damit mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können.
• Open-Xchange: E-Mail, Kalender und Kontakte in einer Weboberfläche.
• Element: Chat auf Basis des offenen Matrix-Standards, Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
• Jitsi: Videokonferenzen direkt im Browser, ohne Installation für Gäste.
• OpenProject: Projekte, Aufgaben und Zeitpläne übersichtlich planen.
• XWiki: Ein Wiki, in dem Wissen und Anleitungen gesammelt werden.
• Keycloak: Sorgt dafür, dass sich alle mit einem einzigen Login überall anmelden können.

Jedes dieser Projekte hat eine eigene aktive Community und wird unabhängig weiterentwickelt. openDesk sorgt dafür, dass sie gut zusammenpassen.

Ein Beispiel für ein kleines Büro

Eine Steuerberaterin mit vier Mitarbeitenden möchte einen offenen Arbeitsplatz ausprobieren. Sie startet mit Nextcloud für die Mandantenordner und Collabora für Dokumente. Nach ein paar Wochen kommt Element für die interne Abstimmung dazu, später ein gemeinsamer Login. Die Fachsoftware für die Buchhaltung bleibt, wie sie ist. Nach einem Vierteljahr ist der Alltag rund um die Fachsoftware offen, übersichtlich und an einem Ort.

Fazit

openDesk zeigt, wie gut Open-Source-Programme zusammenarbeiten können. Für kleine Betriebe heißt das: Die Bausteine sind ausgereift und stehen bereit – du kannst klein anfangen und in deinem Tempo wachsen.

Wenn du das auch ausprobieren magst, helf ich dir gern dabei – schreib mir einfach.