openDesk in Kommunen – wie Städte Open Source im Alltag nutzen

Städte und Gemeinden arbeiten jeden Tag mit E-Mails, Terminen, Dokumenten und Videocalls – ganz ähnlich wie ein Büro, nur oft in größerem Maßstab. Immer mehr Kommunen in Deutschland und auch in der Schweiz schauen sich dafür openDesk und andere Open-Source-Lösungen an. Manche testen, andere sind schon umgestiegen. Das ist eine schöne Entwicklung, von der auch kleine Organisationen viel lernen können.

Was openDesk ist

openDesk ist eine Büro-Suite, die bewährte Open-Source-Programme zu einem gemeinsamen Arbeitsplatz verbindet:

Betreut wird sie vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS).

Warum Kommunen das interessiert

• Offene Standards: Daten lassen sich leicht austauschen und mitnehmen.
• Freie Wahl des Betriebs: Im eigenen Rechenzentrum, beim kommunalen IT-Dienstleister oder bei einem Anbieter.
• Gemeinsam besser: Erfahrungen und Verbesserungen können mit anderen Verwaltungen geteilt werden.
• Planbare Kosten: Kein Lizenzmodell pro Arbeitsplatz.

Wie Kommunen vorgehen

Was man aus vielen Berichten lernen kann: Erfolgreiche Umstiege laufen fast immer schrittweise.

1. Testphase: Eine kleine Gruppe probiert die neue Umgebung aus.
2. Ein Bereich zuerst: Zum Beispiel E-Mail oder die Dateiablage.
3. Begleitung: Kurze Schulungen und Ansprechpersonen für Fragen.
4. Ausweiten: Erst wenn es gut läuft, kommen weitere Bereiche dazu.

Ganz wichtig dabei: die Menschen mitnehmen. Ein neues Programm ist schnell installiert – an neue Gewohnheiten muss man sich aber erst gewöhnen.

Was du davon mitnehmen kannst

Ob Verein, Kanzlei, Praxis oder kleiner Betrieb – der Weg der Kommunen funktioniert auch im Kleinen:

• Nicht alles auf einmal: Mit einem Bereich anfangen.
• Parallel testen: Erst ausprobieren, dann umstellen.
• Gemeinsam lernen: Eine kurze Einführung macht vieles leichter.
• Bausteine nach Bedarf: Du brauchst nicht die ganze Suite – oft reichen Nextcloud, Element und ein Office-Programm.

Eine Übersicht passender Werkzeuge findest du unter Alternativen, und eine Einführung für dein Team biete ich als Workshop an.

Kurz erklärt: ein paar Begriffe

• Kommunaler IT-Dienstleister: Ein Rechenzentrum, das IT-Dienste für mehrere Städte und Gemeinden betreibt.
• Pilotphase: Eine Testphase mit einer kleinen Gruppe, bevor etwas breit eingeführt wird.
• Groupware: Software für E-Mail, Kalender und Kontakte im Team.
• Nachnutzung: Wenn eine Lösung, die eine Verwaltung entwickelt oder eingeführt hat, von anderen übernommen werden kann.

Was gute Umstiege gemeinsam haben

Aus vielen Erfahrungsberichten lassen sich ein paar Muster ablesen, die im Großen wie im Kleinen gelten:

Ein Beispiel aus einem kleinen Büro

Ein Planungsbüro mit acht Personen nimmt sich den Weg der Kommunen zum Vorbild. Es beginnt mit der gemeinsamen Dateiablage in Nextcloud. Nach vier Wochen folgen Kalender und Kontakte, nach weiteren vier Wochen ein Matrix-Chat. Jede Etappe startet mit einer kurzen Einführung im Teammeeting. Nach drei Monaten arbeiten alle selbstverständlich mit den neuen Werkzeugen – ohne großen Knall, aber mit spürbar mehr Übersicht.

Fazit

Dass immer mehr Kommunen openDesk und Open Source ausprobieren, zeigt: Offene Software ist bereit für den Alltag. Und der schrittweise Weg, den sie gehen, ist auch für dich eine gute Blaupause.

Wenn du das auch ausprobieren magst, helf ich dir gern dabei – schreib mir einfach.